Президент продлил режим нерабочих дней до 30 апреля. Для многих предприятий ключ к выживанию в этих условиях — перевод сотрудников на удалённую работу. На текущем уровне развития связи это практически все, кто занят интеллекутальным трудом: операторы, программисты, журналисты, бухгалтеры, менеджеры и так далее. Но как дистанционно ставить задачи, проводить совещания, контролировать их выполнение — большинство предпринимателей представляет только теоретически.
Good Line — интернет-провайдер из Кузбасса, компания, неразрывно связанная с цифровизацией региона. Высокоскоростной интернет от Good Line доступен в 17 населённых пунктах области, услуги для бизнеса и госструктур компания оказывает по всей России, а проекты, связанные с мобильными приложениями, давно стали международными. У Good Line огромный опыт организации удалённой работы — и сегодня компания делится им с читателями A42.RU.
Чтобы сотрудники работали дома так же эффективно, как и в офисе, нужно оформить их официально и предоставить те же возможности, что были раньше. Какие — распишем по пунктам.
В Трудовом кодексе нет термина «удалённая работа», но есть понятия «надомная работа» и «дистанционная работа». Последней посвящена целая глава «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Ключевой её момент: с каждым человеком, который переходит на удалёнку, нужно подписать допсоглашение к трудовому договору. После этого все юридически значимые действия, которые обычно делаются под подпись, можно проводить путём обмена электронными документами. То же самое касается заявлений от работника.
Минимальный набор: компьютер или ноутбук с быстрым доступом в интернет и веб-камера для общения с коллегами или клиентами. Для того, чтобы клиенты всегда могли дозвониться до вас по привычным номерам, нужно включить переадресацию на сотовый телефон или настроить интернет-телефонию прямо на компьютере сотрудника с помощью Облачной АТС.
Сотрудникам понадобится доступ к клиентским базам и файлам.
Если вы используете локальные программы, для доступа к ним из дома нужно добавить домашние компьютеры сотрудников в рабочую сеть. У Good Line есть для этого специальная услуга «Домашний офис».
Другой способ — переход от локальных программ к облачным сервисам. Тем более, что они зачастую более современные, удобные и безопасные. Например, классическую 1С всего за час перенесут в облако с помощью сервиса 1С: Фреш, и сотрудники получат доступ к ней из любого места. А для работы с клиентскими базами, постановки и контроля задач удобно использовать Битрикс24.
Для работы с документам мы рекомендуем облачный сервис Google Docs, потому что он бесплатный и позволяет совместно редактировать документы.
Работа из дома — для большинства дело непривычное. Вроде бы очевидное правило всё равно стоит проговорить отдельно и заранее: не меняется ничего, кроме места работы и способов связи.
При этом все мы понимаем, что на самом деле условия дома другие. Огромное количество отвлекающих факторов — от любимого дивана до ударившего коленку ребёнка. Ваша задача — не пытаться ввести дистанционный надзор и армейский режим (всё равно не получится), а помочь справиться с тем, что отвлекает. Примерные рекомендации для сотрудников ниже.
Для удалённой работы важно установить чёткий режим дня. Просыпайтесь в то же время, что и всегда, оставьте привычные ритуалы без изменений: так же брейтесь и умывайтесь, не откладывайте утренний душ, не работайте в пижаме. Работа из дома не означает, что вы работаете, когда захотите. Сотрудники должны быть доступны всё рабочее время и по-прежнему предупреждать руководителя, если по каким-то причинам им нужно отсутствовать.
Чтобы не терять продуктивности, нужно организовать себе комфортное рабочее место. Лучший вариант — отдельная комната с качественным интернетом, рабочим столом и стулом. Не стоит работать сидя или лёжа на диване — это слишком расслабляет. А вот ассоциирующаяся с работой одежда, напротив, помогает сосредоточиться. Идея носить дома рабочие штаны и рубашку или блузку может показаться странной, но ваша концентрация точно возрастёт, а соблазнов отвлекаться станет меньше.
Постарайтесь ограничить поток новостей. В условиях, когда каждый второй блогер мнит себя экспертом по коронавирусу, образующийся информационный шум сильно отвлекает от работы. Конечно, полностью оставаться в вакууме не стоит: можно читать новости в ответственных СМИ, которые проверяют информацию и используют только достоверные источники — например, A42.RU.
Необходимо не только для контроля, но и для того, чтобы координировать действия отделов и команд, чтобы они находились в одном информационном поле. В Good Line для этого используют онлайн-сервисы Trello и То-Do (Wunderlist). Они бесплатные и позволяют прописывать списки задач для каждого отдельного работника и для целой команды.
Не пытайтесь контролировать сам факт присутствия сотрудника на удалённом рабочем месте. Во-первых, это сложно технически, а во-вторых, раздражает и демотивирует людей. Вместо этого контролируйте выполненные задачи — это намного продуктивнее.
Для связи используйте чаты и видеоконференции. В чате решайте простые вопросы, утверждайте встречи и обменивайтесь файлами. Более сложные задачи лучше решать по видеоконференции, чтобы не засорять чат десятками сложных для восприятия сообщений, которые касаются не всех, — в итоге это приведёт к тому, что сотрудники попросту перестанут читать чат онлайн.
Договоритесь об одном общем инструменте, чтобы не получалось так, что часть компании общается в Skype, часть в WhatsApp, а часть по телефону. Это неизбежно приведёт к задержкам и потерям в коммуникациях.
Например, в Good Line для личных сообщений, чатов и передачи файлов используют Telegram, а для видеоконференций — Zoom.
Помните: пандемия — явление временное. Она пройдёт, и ваши сотрудники вернутся на рабочие места. И кто знает, возможно, это испытание откроет для вас новые возможности в организации труда и управлении персоналом.
ВКонтакте Twitter Одноклассники